REFORM YOUR MINDSET ABOUT WORKLOAD ANALYSIS

(ANALISIS BEBAN KERJA)

Jumlah kebutuhan pegawai pada instansi Pemerintah hingga saat ini belum seluruhnya dihitung secara tepat. Penetapan jumlah pegawai yang dibutuhkan, dalam beberapa kasus, cenderung berdasarkan perkiraan semata, yang berakibat pada ketidakefisienan organisasi. Apabila organisasi kekurangan pegawai mengakibatkan tugas terbengkalai, dan beban kerja perorangan berat. Sebaliknya, jika terjadi kelebihan pegawai dapat menimbulkan kecemburuan akibat beban kerja tidak merata. Dalam membagi tugas akan terjadi suka dan tidak suka, pegawai yang rajin akan diberikan banyak tugas, namun yang kurang rajin tidak diberi tugas, dengan gaji relatif sama. Perbandingan jumlah dan beban kerja pegawai yang tidak proporsional juga dapat menimbulkan persaingan tidak sehat antar-unit kerja.

Fenomena tersebut mendorong beberapa Kementerian/Lembaga dalam rangka Reformasi Birokrasi melakukan Analisis Beban Kerja. Pelaksanaan Analisis Beban Kerja dilakukan dengan membandingkan jumlah jam kerja efektif per tahun setiap pegawai yang digunakan untuk melakukan pekerjaan yang ditugaskan dengan jumlah jam kerja untuk menghasilkan output/keluaran. Untuk melakukan analisis beban kerja, langkah awal adalah menetapkan jam kerja efektif setiap pegawai/pejabat pertahun.

Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi; dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. Dalam metode ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini.:

1. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk baru. Yakni : Mengumpulkan data riset, menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru.

2.  Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil, contoh : pengumpulan data produk kompetitor, pengumpulan data perilaku konsumen, pengumpulan data kebutuhan pasar, dll.

3. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset; berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas.

Banyak perusahaan saat ini yang memberi perhatian khusus pada efisiensi, efektivitas dan produktivitas. Karena dari ketiga hal tersebut perusahaan dapat melihat penggunaan optimal dari sumber daya yang dimiliki serta pencapaiannya terhadap target yang diinginkan perusahaan. Oleh karenanya instrument tersebut diadopsi oleh birokrasi sebagai leading public sector dengan menitik beratkan pada peningkatan efisiensi dalam bidang sumber daya manusia yang berkaitan dengan aktivitas kerja dan waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepadanya. Metode yang dipakai adalah Work Load Analysis yaitu gambaran deskriptif dari beban kerja yang dibutuhkan dalam satu unit organisai. Metode ini memberikan informasi tentang alokasi sumber daya karyawan untuk menyelesaikan beban kerja.

Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut di atas, tersirat makna bahwa dalam melaksanakan analis beban kerja diperlukan hal-hal sebagai berikut:

1. Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan.

2. Menetapkan jumlah jam kerja per hari.

3. Adanya satuan hasil.

4. Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk.

5. Adanya standar waktu kerja.

6. Adanya beban kerja yang akan diukur.

7. Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan.

Tujuan:

·         Untuk peramalan/proyeksi terhadap kebutuhan tenaga kerja untuk periode tertentu.

·         Melakukan analisa terhadap kemampuan tenaga kerja yang sekarang.

·         Memenuhi kebutuhan yang akan datang. Memungkinkan perusahaan untuk melakukan pengurangan karyawan atau penyesuaian lewat transfer intern atau ekspansi atau Man Power Planning. (dalam prakteknya, birokrasi tidak berani mengambil langkah yang demikian)

·         Mampu membangun mindset of success dalam bekerja.

Analisis beban kerja menghasilkan informasi berupa :

a.   efektivitas dan efisiensi jabatan serta efektivitas dan efisiensi unit kerja;

b.   prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;

c.   jumlah kebutuhan pegawai/pejabat;

d.   jumlah beban kerja jabatan dan jumlah beban kerja unit; dan

e.   standar norma waktu kerja.

Analisis beban kerja bermanfaat untuk :

a.   penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

b.   penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;

c.   bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;

d.   sarana peningkatan kinerja kelembagaan;

e.   penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan, penyusunan daftar susunan pegawai atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural;

f.    penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi;

g.   program mutasi pegawai dari unit yang berlebihan ke unit yang kekurangan;

h.   program promosi pegawai;

i.    reward and punishment terhadap unit atau pejabat;

j.    bahan penyempurnaan program diklat; dan

k.   bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka peningkatan pendayagunaan sumber daya manusia. 

Analisis beban kerja yang dilakukan oleh Kementerian/Lembaga, berdasarkan/ mengacu pada Keputusan Men.PAN Nomor:KEP/ 75/M.PAN/7/2004 Tanggal 23 Juli 2004 Tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. bahwa dalam Keputusan tersebut, SAMA SEKALI TIDAK menyebutkan mengenai pengaruh penghitungan Workload dengan Allowance yang akan didapat, bahkan istilah Allowance digunakan sebagai definisi adri waktu yang hilang akibat tidak bekerja.

Kesimpulan: Analisis beban kerja merupakan dalah satu instrumen yang digunakan dalam rangka reformasi birokrasi oleh kementerian/lembaga, sehingga dapat diperoleh rekomendasi berupa strategi-strategi perbaikan maupun peningkatan efisiensi dan efektifitas dalam menunjang produktivitas. Analisa beban kerja tidak secara signifikan berpengaruh terhadap pemberian tunjangan terkait program reformasi birokrasi. bahkan semestinya para birokrat merubah mindset yang mengkaitkan reformasi dengan pemberian tunjangan kinerja. Pemberian tunjangan kinerja merupakan "bonus akhir" pelaksanaan reformasi birokrasi, dimana prasyarat uatama adalah perubahan seluruh aspek birokrasi menjadi hal yang positif.. Rubahlah cara berfikir dogmatis " Kerja karena Uang" menjadi "Perlihatkan Kinerja Anda Dahulu, baru bicara Uang"!

Salam Reformasi Birokrasi. (Angga Kurniawan; disarikan dari beberapa sumber)