Kamus Kinerja dan Standar Biaya bagi Organisasi

        Tidak bisa lagi,seluruh penyakit kemalasan organisasi hanya bisa "disembuhkan"melalui penciptaan sistem yang mengikat Mengapa sistem? Banyak pengamat dan para ahli yang menyatakan bahwa"bukannya sistem diciptakan oleh manusia? akan percuma apabila obatnya adalah sistem". pernyataan ini tidak dapat sepenuhnya salah, namun juga bisa sebagian benar. Organisasi disusun terdiri dari sekumpulan manusia yang bersepakat mencapai tujuan yang sama, secara bersama.Bahwa SDM adalah modal utama dan pertama, maka bagaimana organisasi terwujud dan beraktivitas tercermin dari persepsi, perilaku dan kompetensi anggota organisasi itu sendiri.

Sistem, utamanya dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi, sebagai "parasetamol" bagi penyakit birokrasi mengapa "parasetamol"? diharapkan sistem yang tersedia merupakan langkah pengembuhan awal dan cepat, sebelum akhirnya organisasi melakukan langkah lanjutan bagi perbaikan ke depan. Meliputi serangkaian diagnosa dan pengajuan alternatif solusi yang disampaikan. Apakah berupa penyesuaian manager atau pimpinan, penyesuaian manajemen atau proses kerja bahkan bisa jadi berupa perbaikan sasaran dan tujuan organisasi. Selain itu terdapat pendekatan sosio kultural yang dapat dijadikan referensi bagi perbaikan organisasi. Hal ini dapat terdiri dari setidaknya: bagaimana budaya organisasi dikembangkan dan diimplementasikan, dan bagaimana tingkat perasaan memiliki organisasi yang diemban oleh masing-masing anggota organiasi.

Penciptaan dan atau barangkali penyempurnaan SISTEM, berarti bahwa seluruh aktivitas organisasi “dipaksa” untuk berjalan selayaknya “ban berjalan”. Pada tahap awal, diasumsikan organisasi telah terdiri dari sekumpulan SDM dengan kompetensi dan profesionalitas yang sesuai dengan karakteristik dan tujuan organisasi. Maka perbaikan maupun sistem awal yang disusun berupa “kamus kinerja”pada masing-masing jenis jabatan yang tersedia di organisasi. Setiap jabatan telah dirumuskan uraian tugas dan fungsi serta kinerja yang diharapkan. Hal ini berarti siapapun pada jabatan apapun, telah tahu tugas dan tanggungjawab serta bagaimana melaksanakan pekerjaan guna mendukung pencapaian sasaran organisasi. Dengan adanya “kamus kinerja” setiap jabatan yang ada di suatu organisasi, maka dapat meminimalisir “gagap”kerja dan kinerja masing-masing SDM yang ada di dalam organisasi. Selanjutnya pada tahap awal ini juga perlu disusun “standar biaya” masing-masing jenis kegiatan yang dibutuhkan dan atau dilaksanakan untuk mencapai kinerja dan sasaran organisasi. Dengan adanya “standar biaya” maka diharapkan dapat dihitung kebutuhan biaya dari masing-masing divisi pada organisasi, bahkan masing-masing SDM sehingga pada ujungnya diharapkan tercipta efisiensi dan efektivitas pembiayaan organisasi. Efisiensi disini tidak hanya berarti menekan beban biaya seminimal mungkin untuk menghasilkan output yang semaksimal mungkin, namun lebih kepada pemberian alokasi biaya yang diberikan diharapkan dapat memberikan kesesuaian dengan kebutuhan minimal yang diperlukan. Kombinasi diantara “kamus kinerja”dan “standar biaya” menjadi modal penting bagi terciptanya produktivitas, profesionalitas dan efektivitas serta efisiensi pada tahap awal organisasi.

Kedua, pada tahap proses, SISTEM juga tetap diperlukan. Pada tahap ini, setelah diketahui kamus kinerja dan standar biaya, maka pada saat pelaksanaan kegiatan, manager dapat melakukan pengendalian dan pengawasan pencapaian kinerja pada saat kegiatan berjalan, sehingga apabila ditemukan penyimpangan atau kesalahan dapat dilakukan tindakan koreksi manajerial dengan segera. Diharapkan dengan pengendalian dan pengawasan melekat secara real time, sasaran dan kinerja organisasi dapat dicapai sesuai target dan perencanaan.

Terakhir, pada tahap output, SISTEM secara otomatis menghadirkan fitur pelaporan sehingga memudahkan setiap pelaksana kegiatan untuk melaporkan kegiatan, baik daily maupun periodik. Dengan tersedianya fitur pelaporan secara otomatis, mengurangi beban bagi masing-masing SDM dalam memenuhi kewajibannya.