Membangun Sistem Pelaporan Kinerja Kementerian/ Lembaga

I. Latar Belakang

Undang-Undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional selain mengamanatkan agar setiap K/L melakukan perencanaan yang terarah pada tujuan nasional juga mewajibkan agar setiap K/L melakukan pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan anggaran dan kegiatan masing- masing. Kedepan, mekanisme perencanaan dan pelaksanaan anggaran akan diarahkan pada Performance Based Budgeting atau Anggaran Berbasis Kinerja dimana tiap-tiap K/L harus berpedoman kinerja dan output ,dan semakin  hari akan semakin diarahkan pada capaian outcome, benefit hingga dampak yang dirasakan atas pelaksanaan kegiatan.

Berangkat dari perubahan paradigma tersebut, Bagian Pemantauan dan Evaluasi mempunyai tanggung jawab memandu pelaksanaan anggaran dan program-kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja di dalam lingkungan K/L masing-masing, agar tetap sejalan dengan Goals yang diharapkan oleh Performance Based Budgeting Policy. Hal ini juga menjadi tonggak perubahan peran dan pandangan atas keberadaan Bagian Monitoring dan Evaluasi pada masing-masing K/L. Unit Monitoring dan Evaluasi terkesan tidak mempunyai peran dalam hal pemantauan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan dan anggaran, hal ini dikarenakan persepsi yang tidak tepat mengenai kegiatan Monitoring dan Evaluasi. Melalui pelaksanaan monitoring dan evaluasi yang benar dan bertanggung jawab, pelaksanaan kegiatan dapat mengarah pada terwujudnya tujuan dan sasaran yang ditetapkan dalam rangka mendukung pembangunan nasional sesuai dengan bidang kewenangan yang dimiliki masing-masing K/L.

Pemantauan dan evaluasi merupakan bagian penting yang harus dilakukan dalam suatu siklus perencanaan dan pelaksanaan pembangunan, juga merupakan salah satu prosedur yang diperlukan dalam rangka pengendalian pelaksanaan program/kegiatan proyek pembangunan tahun yang sedang berjalan agar dapat lebih efektif dan efisien. Pemantauan dan evaluasi juga ditujukan untuk melihat dan menilai secara langsung kemajuan pelaksanaan program/kegiatan, apakah perencanaan program/kegiatan yang disusun dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang diinginkan, bagaimana permasalahan dan kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan. Hasil pelaksanaan pemantuan dan evaluasi program/kegiatan pembangunan menjadi bahan masukan untuk perumusan kebijakan, dalam menunjang keberhasilan dan menjaga kesinambungan pelaksanaan program/kegiatan pembangunan bidang politik, hukum dan keamanan.

Pada gilirannya untuk mendukung pengendalian rencana pelaksanaan program/kegiatan pembangunan bidang politik, hukum dan keamanan, diperlukan adanya sistem yang mencakup pemantauan, evaluasi, dan pelaporan pada tingkat Kementerian dan Lembaga yang akan berhasil dan berguna jika keluaran, hasil dan dampak yang jelas, layak dan terukur sebagaimana diharapkan, serta indikator pengukuran program/kegiatan ditentukan sejak awal. Pada akhirnya, pencapaian indikator keluaran, hasil dan dampak pelaksanaan kegiatan selama satu tahun, dituangkan dalam suatu laporan kinerja tahunan(LAKIP). Selain merupakan wujud pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsi yang dipercayakan kepada Kementerian/ Lembaga, LAKIP juga bermanfaat sebagai alat utama dalam rangka pemantauan, penilaian, evaluasi atau pengendalian atas kualitas kinerja sekaligus menjadi pendorong untuk menuju terciptanya tata kepemerintahan yang baik.

II.    Maksud Kegiatan

Penyusunan Pedoman Penyempurnaan Sistem Pelaporan Kinerja Kegiatan dimaksudkan selain memudahkan pelaksanaan sistem pelaporan rencana pembangunan yang dilaksanakan oleh Unit Monitoring dan Evaluasi, juga sebagai konsekuensi dari implementasi Reformasi Birokrasi di lingkungan Kementerian/ Lembaga

III.    Tujuan Kegiatan

Penyusunan Pedoman Penyempurnaan Sistem Pelaporan Kinerja Kegiatan diciptakan untuk memberikan tanggung jawab kepada segenap unit pelaksana kegiatan agar tidak hanya melaksanakan kegiatan sesuai dengan kesepakatan awal, namun juga dituntut melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan maupun kendala yang dihadapi pra- dan pasca- pelaksanaan kegiatan sehingga unit Monitoring dan Evaluasi dapat memberikan laporan pelaksanaan Rencana Program/Kegiatan lebih spesifik, tajam dan dapat dipertanggungjawabkan sumber maupun keluaran data tersebut. Dengan adanya Pedoman Penyempurnaan Sistem Pelaporan Kinerja Kegiatan, maka tugas penyusunan segala jenis laporan yang berkaitan dengan K/L maupun dalam upaya memberi solusi atas kendala yang dihadapi masing-masing unit pelaksana kegiatan.

IV.              Makna dan Arti Penting Perencanaan Strategik

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas programnya, serta agar mampu eksis dan unggul dalam persaingan yang semakin ketat dalam  lingkungan yang berubah sangat cepat seperti dewasa ini, maka instansi pemerintah harus terus menerus melakukan perubahan kearah perbaikan. Perubahan tersebut harus disusun dalam suatu tahapan yang konsisten dan berkelanjutan, sehingga dapat meningkatkan akuntabilitas dan kinerja yang berorientasi kepada pencapaian hasil. Perubahan yang dapat dilakukan antara lain mencakup reengineering, re-structuring, quality program, mergers and acquisition, strategic change, dan  cultural change.  Dalam kondisi yang penuh dengan ketidakpastian, setiap organisasi perlu menyusun percencanaan strategik. Suatu pernyataan strategi menggambarkan bagaimana setiap isu strategik akan dipecahkan. Suatu strategi mencakup sejumlah langkah atau taktik yang dirancang untuk mencapai setiap strategi yang dicanangkan, termasuk pemberian tanggung jawab, jadwal, dan sumber-sumber daya. Strategi merupakan komitmen organisasi secara  keseluruhan terhadap sekelompok nilai-nilai, filosofi-filosofi operasional, dan prioritas-prioritas.

V. Arti Penting Penyusunan Rencana Strategis

Bagi Kementerian/Lembaga, penyusunan Renstra memiliki arti penting mengingat pembangunan di Kementerian/Lembaga selama ini kurang didasarkan pada visi yang jelas, sehingga menimbulkan kebingungan tentang kemana arah suatu Kementerian/Lembaga. Pembangunan selama ini cenderung mencakup semua bidang kehidupan dan kurang terfokus pada bidang-bidang strategis, sehingga tidak memberikan hasil yang berarti, bahkan justru banyak menimbulkan pemborosan. Oleh karena itu, khususnya dalam kerangka penyelenggaraan reformasi birokrasi, Renstra menjadi sangat penting khususnya dalam hal penentuan arah dan dinamika pembangunan Kementerian/Lembaga

VI.              Tujuan Penyusunan Rencana Strategis

Renstra Kementerian/Lembaga bertujuan mewujudkan visi dan mengemban misi Kementerian/Lembaga dengan melakukan intervensi strategis yaitu pada bidang-bidang strategis (prinsip "sedikit tapi penting"), yang menentukan nasib atau eksistensi suatu Kementerian/Lembaga.

Pencapaian tujuan tersebut dimungkinkan karena melalui penyusunan Renstra, suatu Kementerian/Lembaga dapat: Merencanakan perubahan dalam lingkungan yang semakin kompleks secara efektif dan proaktif; Mengelola keberhasilan secara sistematik; Menjadikan Renstra sebagai suatu perangkat manajerial dalam pengelolaan kepemerintahan secara efektif, efisien dan akuntabel; Mengembangkan pemikiran, sikap dan tindakan yang berorientasi pada masa depan; Memudahkan masyarakat dan pemerintah melakukan langkah-langkah adaptasi terhadap lingkungan yang berubah secara cepat; Meningkatkan pelayanan kepada masyarakat secara prima; Mengembangkan dan meningkatkan komunikasi di antara berbagai stakeholders.

VII. Pelaporan

Pelaporan adalah jenis naskah dinas yang disampaikan sebagai pertanggungjawaban atas pelaksanaan program dan kegiatan pada periode waktu tertentu atau sewaktu-waktu.

Monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan pembangunan memerlukan data dan informasi yang tepat waktu, akurat, relevan dan lengkap. Kegiatan monitoring diperlukan untuk mencatat perkembangan kondisi pelaksanaan pembagunan, memantau proses dan kemajuan pelaksanaan kebijakan secara terus-menerus, mengidentifikasi masalah dan penyimpangan yang muncul, merumuskan pemecahan masalah, dan membuat laporan kemajuan secara rutin dalam kurun waktu yang pendek.

Laporan pelaksanaan tugas adalah jenis naskah dinas yang dibuat oleh pimpinan unit organisasi dan pimpinan satuan kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi masing-masing sesuai dengan pedoman organisasi dan tata kerja yang berisi uraian informasi sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas umum dalam mendukung pencapaian visi dan misi organisasi.

Penanggung jawab laporan adalah pejabat tertinggi pada unit organisasi, satuan kerja dan pimpinan Kementerian/ Lembaga yang berkewajiban untuk melaporkan hasil pelaksananaan tugas di lingkungan unit kerjanya.

VIII. Sistem Pelaporan

Sistem pelaporan adalah ketentuan yang mengatur jenis, materi, sistematika, penyusunan dan penyampaian, koordinator serta penanggungjawab laporan yang menjadi kewajiban unit kerja.

Dalam melaksanakan tugas sebagai bagian dari sistem pelaporan, diperlukan adanya koordinator penyusun laporan. Koordinator penyusun laporan adalah pejabat yang karena tugas dan fungsinya berkewajiban dan bertanggungjawab melakukan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi dengan sub unit kerja di lingkungan unit kerjanya atau unit kerja terkait.

IX. Sistem Pelaporan Kinerja

Jenis pelaporan yang disusun adalah laporan pelaksanaan tugas, mencakup pencapaian target kinerja, gambaran outcome (hasil) yang diperoleh dalam kurun waktu satu tahun pelaksanaan anggaran dan kegiatan yang bersifat nasional, serta capian-capaian lain yang dihasilkan dalam upaya mendukung terwujudnya visi dan misi organisasi secara keseluruhan. Laporan pelaksanaan tugas tersebut meliputi a). Laporan pelaksanaan tugas oleh unit organisasi Eselon II yang berisi gambaran capaian output dalam mendukung indikator kinerja utama masing-masing eselon I; b). Laporan pelaksanaan tugas Eselon I yang menyajikan capaian outcome yang mempunyai dampak nasional, dan; c). Laporan pelaksanaan kinerja Organisasi.

Materi laporan sebagaimana dimaksud adalah berupa data dan informasi pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang politik, hukum dan keamanan, antara lain:

a.    pelaksanaan program dan kegiatan pembangunan serta pelaksanaan daftar isian pelaksanaan anggaran (DIPA) yang dananya bersumber dari APBN;

b.    permasalahan dan upaya tindak lanjut; dan;

c.    data-data lainnya yang sifatnya pokok.

X. Sistematika Laporan

Sistematika laporan pelaksanaan tugas sekurang-kurangnya memuat:

Kata Pengantar

Daftar Isi

Daftar Lampiran

Daftar Tabel

Daftar Gambar, Grafik

BAB I : PENDAHULUAN

a. Latar Belakang.

b. Maksud dan Tujuan.

c. Sasaran.

d. Landasan Operasional.

BAB II : TUGAS DAN FUNGSI

BAB III : RENCANA PROGRAM/KEGIATAN DAN ANGGARAN

a. Rencana Program/Kegiatan.

b. Pagu Anggaran.

BAB IV : PELAKSANAAN PROGRAM/KEGIATAN DAN ANGGARAN

a. Pelaksanaan Program/Kegiatan dan Capaian Outcome.

b. Realisasi Penyerapan Anggaran.

BAB V : PERMASALAHAN DAN UPAYA TINDAKLANJUT

BAB VI : HAL-HAL KHUSUS

BAB VII : PENUTUP

LAMPIRAN-LAMPIRAN

XI. Penutup

Laporan pelaksanaan tugas masing-masing Unit Organisasi menjadi bahan evaluasi dalam melakukan penilaian terhadap Unit Organisasi dan  Satuan Kerja. Penilaian tersebut meliputi substansi laporan serta tingkat ketaatan/kedisiplinan dalam penyampaian laporan, dan merupakan salah satu pertimbangan dalam penentuan program dan besarnya anggaran tahun berikutnya. Oleh karenanya, Sistem Pelaporan Kinerja Unit Organisasi dan Satuan Kerja menjadi instrumen penting untuk dipergunakan sebagai pedoman dalam rangka penyusunan laporan oleh Unit Organsasi dan Satuan Kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang telah ditetapkan dalam Organisasi dan Tata Kerja Kementerian

*Disarikan dari berbagai sumber