Usulan Rencana Kerja Bagian Data (Kantor-ku)


RENCANA PELAKSANAAN KINERJA
BAGIAN DATA, BIRO PO KEMENKO POLHUKAM

1.      Dasar Hukum
a.       Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
b.      InPres Nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi nasional Pengembangan e-Government;
c.       PerMenko Polhukam Nomor 367 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Laksana Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan;
d.      Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet Di Lingkungan Instansi Pemerintah.

2.      Tugas dan Fungsi
a.      Tugas
Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data hasil pelaksanaan kegiatan pada semua satuan organisasi di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan
b.      Fungsi
a. pengumpulan dan kompilasi bahan hasil pelaksanaan kegiatan;
b. pengolahan data hasil pelaksanaan kegiatan; dan
c. penyajian data sebagai penunjang pelaksanaan tugas

3.      Struktur Organisasi
Bagian Data terdiri dari:
a. Subbagian Pengumpulan Data;
b. Subbagian Pengolahan Data; dan
c. Subbagian Penyajian Data

1)      Subbagian Pengumpulan Data mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan kompilasi bahan hasil pelaksanaan kegiatan pada semua satuan organisasi di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.
2)      Subbagian Pengolahan Data mempunyai tugas melakukan pengolahan bahan hasil pelaksanaan kegiatan pada semua satuan organisasi di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.
3)      Subbagian Penyajian Data mempunyai tugas melakukan penyajian dan penyimpanan data sebagai penunjang pelaksanaan tugas semua satuan organisasi di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

4.      Visi dan Misi Bagian Data pada Masa yang Akan Datang
a.      Latar Belakang
Reformasi disegala bidang serta pesatnya kemajuan teknologi dibidang teknologi informasi telah melahirkan perubahan tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam kaitan ini, peran aparatur negara sebagai salah satu unsur penyelenggaraan negara tidak luput dari tuntutan untuk melakukan berbagai perubahan. Pemanfaatan sistem perkantoran elektronis menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien, khususnya bagi kegiatan pemerintah sebagai fasilitator utama untuk melancarkan dan mendukung semua kegiatan antara instansi pemerintah dan masyarakat.
Hal ini sejalan dengan pergeseran paradigma dari regulasi menghambat (wall regulation) menuju regulasi mendorong (enabling regulation). Untuk mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good governance), pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi di dalam kegiatan pemerintahan tidak dapat dihindarkan, termasuk di dalamnya pertukaran data dan informasi di lingkup internal kantor. Perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah merupakan salah satu jawaban untuk meningkatkan kinerja aparatur. Beberapa instansi pemerintah baik di pusat maupun daerah telah membangun aplikasi, Local Area Network (LAN) atau Wide Area Network (WAN), namun belum dapat mendukung terlaksananya penyelenggaraan kepemerintahan yang baik.

b.      Visi
“Terwujudnya Electronic Goverment dilingkungan Kemenko Polhukam dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektivitas kinerja dan terwujudnya pegawai berbudaya informasi”.

c.       Misi
1)      Mewujudkan ketersedian data / informasi secara cepat / reliable dan akurat serta keterpaduan sistem informasi antar/antar unit organisasi;
2)      Mewujudkan Sistem Jaringan Komunikasi Data;
3)      Meningkatkan pemanfaatan sarana dan prasarana Teknologi Informasi secara efektif dan efisien;
4)      Meningkatkan kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia di Bidang Teknologi Informasi;
5)      Mewujudkan pegawai berbudaya Informasi.

5.    Prinsip Dasar
a.       Kebebasan Memperoleh Informasi
Setiap unit organisasi sesuai dengan kewenangannya berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.

b.      Program Sistematis
Penguasaan teknologi komunikasi dan informasi memerlukan program yang sistematis, terencana dengan baik dan berkesinambungan.
c.       Implikatif
Penerapan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Instansi Pemerintah akan meningkatkan produktivitas, efisiensi dan efektivitas kerja aparatur.
d.      Partisipatif
Seluruh jajaran aparatur di lingkungan Instansi Pemerintah berpartisipasi memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsinya.
e.       Akuntabilitas
Pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi harus dapat dipertanggungjawabkan.


6.      Pelaksanaan Proses Alur Data

v  Pengertian
Data adalah nilai yang merepresentasikan keterangan tentang sesuatu.
Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggambarkan arus dari sistem data, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem data secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses aliran/distribusi data. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
v  Latar belakang
Suatu hal yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual data flow diagram yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitas luar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil dan untuk menggarisbawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu “dikembangkan” untuk melihat lebih rinci aliran data.
v  Tujuan
Tujuan DFD adalah :
1.      Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem
2.      Menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data
v  Manfaat
Manfaat DFD adalah :
·         Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
·         DFD ini adalah salah satu model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
·         DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional kepada pemakai maupun pembuat program.
7.      Rencana Pengembangan Kedepan
v  Elektronisasi Persuratan dan Disposisi
Tujuan dari program tersebut adalah mengurangi penggunaan kertas, serta menghindari kemungkinan adanya kerusakan dokumen maupun penyalahgunaan terhadapnya. Hal ni sejalan dengan visi aparatur berbudaya informasi yang ingin diwujudkan oleh bagian data. Pelaksanaan program tersebut menggunakan sistem aplikasi yang dapat diatur baik siapa saja yang dapat memberikan disposisi maupun yang akan menggunakan dokumen. Akurasi dan reliabilitas dokumen menjadi kunci keberhasilan pelaksanaan program ini.

v  Document Flow information Toolbar
Guna mendukung terlaksananya elektronisasi persuratan, maka dibutuhkan alat yang dapat menginformasikan alir data/dokumen bagi internal pegawai, mengingat data/dokumen tersebut berbentuk softcopy [proses beralihnya hardcopy/fisik dokumen menjadi softcopy memerlukan waktu]. DFiT berfungsi sebagai alat yang dapat menginformasikan dari mana dokuemen berasal, kemana akan ditujukan hingga disposisi yang diberikan atas dokumen tersebut [dapat diatur tingkat kerahasiaan dan user yang dapat mengakses dokumen tersebut, pengaturan oleh user pengirim dokumen]. DFiT berupa realtime application dengan ukuran yang tidak terlalu besar dan diaplikasikan pada tiap-tiap komputer pegawai.

v  Pengalihan dari Personal PC menjadi PC terintegrasi
Mengingat jumlah pegawai yang melebihi ketersediaan ruangan, menjadikan kendala bagi pengaturan alat kerja di ruangan maupun pengadaan alat kerja baru. Kerentanan personal PC terhadap serangan virus menjadikan kendala tersendiri dalam menjamin keamanan dan ketersediaan data/dokumen. Pengalihan personal PC menjadi Integrated PC selain dapat meningkatkan efisiensi penggunaan ruangan, juga dapat mengurangi kerentanan serangan virus terhadap dokuemn yang tersimpan pada masing-masing PC. Pada prinsipnya, semua file dokumen yang dihasilkan oleh semua pegawai akan disimpan pada satu server yang sama dengan pengaturan ruang-ruang penyimpanan yang dapat disesuaikan dengan masing-masing pegawai, selain itu juga memudahkan pemeliharaan, dari banyak PC menjadi hanya satu PC server. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas sarana serta dokumen.
8.      Langkah yang ditempuh
Guna mendukung upaya pengembangan kegiatan Bagian Data, Biro Perencanaan dan Organisasi Kemenko Polhukam kedepan, maka diperlukan langkah-langkah strategis sebagai berikut:
a.       Melakukan restrukturisasi, reorganisasi dan reorientasi  personil sebagai modal bagi pelaksanaan kinerja Bagian Data;
b.      Melakukan pengembangan kapasitas SDM melalui pembinaan, pendidikan dan pelatihan dalam menunjang kinerja Bagian Data;
c.       Melakukan sosialisasi rencana pengembangan kegiatan dan kinerja Bagian Data kepada unit organisasi di lingkungan Kemenko Polhukam;
d.      Upaya awal pengembangan kegiatan Bagian Data adalah dengan melakukan pengumpulan data pada masing-masing unit organisasi secara manual;
e.       Mendistribusikan laporan pelaksanaan kegiatan Bagian Data kepada unit organisasi lainnya untuk menjaring kritik dan saran sebagai masukan bagi pengembangan kinerja Bagian Data kedepan yang lebih baik.

DE-I
DE-II
DE-III
DE-IV
DE-V
DE-VI
DE-VII
SA
SES
U
M
U
M
P
O
S
I
D
A
1.    Data Admin Umum
2.    Data Perencanaan
3.    Data Persidangan
4.    Notulen Rapat
5.    Lap. Perjalanan
6.    Lap. Analisis/Kajian
7.    Lap.Forum/Seminar
8.    Lap.Undangn Rapt
9.    Memo/Nota Dinas
10.Skep & Sprint
11.Dokumen lain2
12. 
SISTEM PENGHIMPUN, PENGOLAH & PENYAJIAN DATA
Data di-input, diolah, difilter dan diklasifikasi yang diidentifikasi dari Keyword yang ada di depan nama dokumen:
R-rahasia
I-intern kantor
P-publikasi
SAJIAN INFORMASI
RAHASIA
INTERNAL
PUBLIKASI
(KIP)
KANAL
WEBSITE
HUMAS
PRASYARAT:                                       INTEGRASI JARINGAN KANTOR (Teknologi Informasi)
DATA
DATA
DATA
Saat ini: OLAP & WAREHOUSE
 


Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Politik Domestik dan Pembentukan Strategi Kontraterorisme

Politik  domestik  merupakan  variabel  yang  menentukan  dalam mempertajam pilihan strategi dan kebijakan suatu negara dalam  isu  keamanan khususnya  isu terorisme.  Faktor  domestik  ini  menjadi  faktor  yang  sangat menentukan  dan  penting  karena  kedua  aspek  ini  dapat  menjadi  hal  berpengaruh besar  dalam  pilihan strategi kontraterorisme AS di Indonesia  di  bidang  keamanan.  Karena  variabel  domestik  sendiri  saling  berebut  pengaruh  yang  dapat mengerucut  dalam  konstelasi  politik yang berdampak tidak hanya domestik namun juga internasional,  sehingga  pemerintahan  AS perlu mempertimbangkan  dengan  cermat  dan  hati-hati  agar  strategi yang  telah diputuskan  tidak merugikan  pihak-pihak...
Baca selengkapnya

Tehnik Pengambilan Sample dalam Penelitian

A.Umum Dalam hubungan populasi dan sampel Prof.Sutrisno Hadi MA, menjelaskan bahwa sampel atau contoh adalah sebagian individu yang diselidiki dari keseluruhan individu penelitian. Agar lebih objektif istilah individu sebaiknya diganti istilah subjek dan atau objek. Sampel yang baik yaitu sampel yang memiliki popolasi atau yang representatif artinya yang menggambarkan keadaan populasi atau mencerminkan populasi secara maksimal tetapi walapun mewakili sampel bukan merupakan duplikat dari populasi. Objek Penelitian sebagai sasaran untuk mendapatkan dan mengumpulkan data disebut Populasi. Namun dalam kegiatan penelitian untuk menjangkau keseluruhan dari objek tersebut tidak mungkin dilakukan. Untuk mengatasinya dipergunakan teknik sampling yaitu prosedur untuk mendapatkan dan mengumpulkan karakteristik yang berada di dalam popilasi meskipun data itu tidak diambil secara keseluruhan melainkan hanya sebagaian saja. Bagian dari populasi tersebut disebut sampel yang dianggap dapt mewakil...
Baca selengkapnya

Grand Strategy Making Process

Sebagian besar teori realis hubungan internasional berasumsi bahwa Negara mengejar kepentingan nasionalnya dengan melindungi keamanan negara mereka. [1] Bagi Thomas Hobbes, keamanan adalah alasan yang fundamental bagi seseorang untuk tidak mengindahkan hak asasi mereka dan setuju untuk diatur dalam sebuah wilayah yang bernama negara. Di sisi lain, pandangan Weberian menganggap bahwa negara sebagai sebuah entitas yang memiliki monopoli legitimasi penggunaan kekuatan militernya untuk menjamin keamanan warga negaranya. [2] Ketika sebuah wilayah atau negara diserang, respon pemerintah dalam menghadapi serangan secara serius dinilai sebagai bentuk pencitraan dan dapat digunakan untuk alasan pemilihan umum. Strategi keamanan nasional adalah subyek yang luas mencakup sinergi kekuatan tempur, terkadang dipenuhi intrik, samar dan berubah pola. Dalam pengertian yang sederhana strategi adalah serangkaian rencana aksi yang diupayakan untuk mencapai tujuan dan sasaran. [3] Secara khusus, isti...
Baca selengkapnya