Merancang Organisasi Birokrasi Kekinian

Membicarakan organisasi, utamanya pada sector public, tidak akan dapat dipisahkan dari pembahasan tentang administasi dan birokrasi. Bahasan mengenai pembentukan organisasi dan birokrasi, dilaksanakan dengan berpedoman pada teori-teori yang dicetuskan oleh pelopor sejak era 1800-an seperti Max Weber, Henry Fayol, F.W Taylor, Maslow dan lain sebagainya.

Teori klasik mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuassan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan factor-faktor lain yang terjadi bila orang bekerjasama. Weber mengemukakan karakteristik-karakteristik birokrasi sebagai berikut :

1.  Pembagian kerja yang jelas.
2.   Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik.
3.   Program rasional dalam pencapaian.
4.  Sisitem prosedur bagi penanganan situasi kerja.
5.  System aturan yang mencangkup hak-hak dan kewajiban-kewajiban posisi para pemegang jabatan.
6. Hubungan-hubungan antar pribadi yang sifatnya “impersonal”.

Dengan kata lain, birokrasi adalah sebuah model organisasi normatif yang menekankan struktur dalam organisasi.

Fayol, dalam kaitannya dengan pembahasan mengenai administrasi, mengemukakan dan membahas 14 (empat belas) kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori administrasi, yaitu :

1. 1.       Pembagian kerja (division work)
2. 2.       Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)
3. 3.       Disiplin (discipline)
4. 4.       Kesatuan perintah (unity of command)
5. 5.       Kesatuan pengarahan (unity of direction)
6. 6.       Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi (subordination of individual interest to general interest)
7. 7.       Balas jasa (remuneration of personnel)
8. 8.       Sentralisasi (centralization)
9. 9.       Rantai scalar (scalar chain)
10. 10.   Aturan (order)
11. 11.   Keadilan (equity)
12. 12.   Kelanggengan personalia (stability of tenure of personnel)
13. 13.   Inisiatif (initiative)
14. 14.   Semangat korps (esprit de corps)

Selain itu, Fayol memerinci fungsi-fungsi kegiatan administrasi menjadi “elemen-elemen manajemen” yang  juga dikenal dengan Fayol’s Functionalism atau teori fungsionalisme Fayol , yaitu :

1. a.       Perencanaan (planning),
2. b.      Pengorganisasian (organizing),
3. c.       Pemberian perintah (commanding),
4. d.      Pengkoordinasian (coordinating), dan
5. e.      Pengawasan (controlling)

Pembaharuan terhadap teori ini, atau dikenal dengan teori organisasi modern, dirasakan sejak tahun 1950, dan terus berevolusi dalam setiap perkembanganya. Secara umum, anggapan yang umum berlaku di dalam membedakan teori organisasi klasik dengan teori organisasi modern terletak pada sobyek pembahasan. Klasik menekankan pada pentingnya aspek psikologis dan sosial karyawan sebagai individu atau kelompok kerja. Sedangkan modern,memadukan antara organisasi klasik dg organisasi neoklasik yang melihat bahwa semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan yang saling bergantung dan tak bisa dipisahkan. Hal yang paling masuk akal untuk dilaksanakan di dalam memahami konsep tentang organisasi, birokrasi dan administrasi adalah, mempelajari kedua aliran terseut dan mengidentifikasi kelebihan masing-masing yang dapat dikombinasikan menjadi strategi implemetasi sekaligus juga memetakan kekurangan sebagai potensi hambatan yang perlu diantisipasi.

Bagaimana kaitannya dengan Organisasi yang ada pada era saat ini?

Berbicara mengenai organisasi dewasa ini, tentu sangat berbeda dengan pembahasan mengenai hal tersebut pada era sebelumnya, utamanya pada saat kemunculan teori-teori tersebut. Lingkungan strategis yang membentuk kebijakan dan keputusan juga sangat berbeda diantara keduanya. Pada masa awal kebangkitan teori ini, dilatarbelakangi dengan kondisi Negara-negara ang sedang melaksanakan revolusi industry, peperangan juga masih sering terjadi, dan dengan demografi penduduk yang belum semajemuk dan sebesar dengan yang ada pada saat ini, serta dengan dukungan teknologi yang masih terbatas.

Kemudian, apakah hal ini berarti teori klasik tidak dapat dijadikan rujukan sama sekali?

Tentu jawabannya tidak semudah itu. Teori-teori klasik diperlukan sebagai pijakan di dalam mengembangkan teori baru yang diharapkan lebih applicable di dalam proses implementasi sesuai dengan keadaan yang sedang berlangsung. Tanpa mendasari diri dengan teori-teori yang lebih dulu ada, kemungkinan untuk tersesat dan gegabah di dalam menentukan focus pembahsan akan sangat mungkin terjadi. Disisi lain, hal ini juga berarti bahwa teori-teori klasik ini  tidak serta merta harus menjadi satu-satunya dasar di dalam pengembangan organisasi, birokrasi dan administrasi tanpa adanya kesempatan untuk merujukpada teori-teori lain yang telah berevolusi. Seperti telah disampaikan, terdapat perbedaan kondisi yang melatarblakangi lahirnya teori tersebut, jika dibandingkan dengan kondisi dewasa ini.

Apa yang terjadi saat ini?

Lingkungan strategis dunia pada saat ini dilatarbelakangi oleh adanya kluster negara-negara yang berpengaruh terhadap perilaku organisasi dan administrasi oleh negara tersebut. Saat ini kita secara umum mengenal adanya kluster negara maju, negara berkembang, negara tertinggal, dan negara gagal. Kondisi negara pada masing-masing kluster sangat berbeda, yang akan menentukn bagaimana sebuah kebijakan dibuat dan dijalankan. Selain itu, perkembangan teknologi yang ada saat ini sangat dinamis dan aktif, bahkan seringkali berpengaruh terhadap lompatan perilaku dan cara hidup dari manusia itu sendiri. Sebagai contoh, bagaimana alat transportasi berkembang sangat maju. Kemudian, akhir akhir ini banyak sekali bermunculan aplikasi-aplikasi baru yang dapat digunakan hingga pada level masing-masing individu yang memudahkan bahkan meningkatkan kualitas hidup seseorang, serng dengan semakin familernya manusia akan teknologi dan internet.

Menurut data terbaru yang dirilis We Are Social per Agustus 2017, jumlah pengguna internet global kini menyentuh angka 3,8 miliar dengan penetrasi 51 persen dari total populasi di dunia. Berdasarkan hasil studi Polling Indonesia yang bekerja sama dengan Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia, dari total populasi sebanyak 264 juta jiwa penduduk Indonesia, ada sebanyak 171,17 juta jiwa atau sekitar 64,8 persen yang sudah terhubung ke internet. Hal ini menunjukkan adaya peningktan kualitas hidup manusia dewasa ini.

Bagaimana kaitannya dengan Organisasi, Birokrasi dan Administrasi yang kekinian?

Literasi manusia akan teknologi dan informasi, terutama dalam kerangka penggunaan internet, mengindikasikan adanya perubahan kebutuhan akan layanan. Kecepatan, Kemudahan dan Kepraktisan layanan menjadi tuntutan utama yang berkembang di masyarakat selama ini. Layanan menjadi core business dari organisasi manapun di dunia, baik publik maupun privat. Hal ini berarti, di sektor publik, birokrasi harus dapat menciptakan organisasi dan tata kerja yang mendukung di dalam upaya memenuhi tuntutan tersebut, kecepatan, kemudahan dan kepraktisan. Istilah yang dapat menggambarkan dari kebutuhan tersebut adalah AGILE. Secara singkat, agile sesuai kamus merupakan kata sifat (adjective) yang artinya able to move quickly and easily (bisa bergerak dengan cepat dan mudah-tangkas/gesit).

Agile yang akhir-akhir ini banyak di bicarakan adalah “Agile” (huruf “A” kapital) yang merupakan sekumpulan set nilai dan prinsip berdasarkan “Agile Manifesto” di tahun 2001. Merujk agileacademy.id konsep agile berdasarkan Agile Manifesto dapat digambarkn sebagai berikut:

Ketika kita memiliki tim yang mengikuti Agile, mereka akan membuat ratusan keputusan setiap minggu dengan cara yang sesuai 4 value dan 12 prinsip pada Agile manifesto. Itulah artinya menjadi Agile. Proses pengambilan keputusan menjadi penting. Dimana kitatidak dapat berpikir pendek mengambil jalan pintas dengan hanya meng-copy paste keputusan yang telah dibuat oleh tim lain atau hanya dengan membabi buta melakukan apa yang tim lain putuskan untuk lakukan. Tim lain dapat membuat keputusan berdasarkan prinsip dan nilai Agile dan berakhir dengan cara tertentu dalam melakukan pekerjaan mereka. Sehingga mencoba meniru tindakan dan praktik tim lain jelas tidak akan membuat tim kita agile.

Nilai atau VALUE dikirimkan melalui:

a.       Perencanaan adaptif (adaptif planning)

b.      Kolaborasi (collaboration)

c.       Fleksibel dan cepat merespon perubahan (flexible and quickly responding to change)

d.      Perbaikan terus menerus (continuous improvement)

e.      Penghantaran cepat dan berkesinambungan (Early and continue delivery)

f.        Pengembangan berkala dan berkelanjutan (iteratif dan incrementally development)

Dengan tim yang bersifat swakelola (self-organizing), lintas fungsi (cross functional) dan multi-disciplinary.

Merujuk pada gambaran tersebut, maka yang menjadi kekuatan atas kebutuhan birorkasi yang kekinian adalah adanya organisasi yang responsif dan adaptif dalam merespon setiap kendala dan harapan dari customer maupun stakeholder organisasi dimaksud. Kekakuan dan hierarkhi yang terbangun selama ini perlu untuk ditinjau kembali. Hal ini tidak perlu dipahami bahwa kekakuan dan hirarkhi harus dihapuskan seluruhnya, namun dimungkinkan untuk hanya  dilakukan penyesuaian secara parsial pada beberapa segmen tertentu untuk menjawab tuntutan atas layanan tersebut. Hal ini juga memerlukan komitmen dan sikap pimpinan yang lebih terbuka atas segala masukan dan percepatan yang perlu ditempuh serta kedewasaan organisasi beserta anggota yang teribat didalamnya. Hal yang tidak kalah penting lainnya adalah mempersiapkan dan selalu membekali sumber daya manusia yang ada di dalam organisasi dengan keterampilan dan kompetensi yang mendukung upaya dimaksud.

Membangun organisasi birokrasi yang kekinian, berarti mempersiapkan segala aspek di dalam organisasi untuk bergerak. Sumber Daya Manusia, Sarana Prasarana, Mekanisme Kerja, dan yang terpenting Mindset dari personal harus secara sinergis diperbarui menyesuaikan dengan kondisi dan tuntutan lingkungan yang berkembang selama ini. Proses ini memerlukan pengkajian dan  penerapan atas multidisplin ilmu yang ada guna menciptakan scenario perubahan terkait dan yang dapat segera diimplementasikan dan mempersiapkan diri atas kemungkinan kendala dan tantangan yang mungkin muncul dalam pelaksanaannya. Membangun Organisasi Birokrasi Kekinian..